DOCUMENTOS

Tu equipo copia datos de documentos al sistema a mano. La IA lo hace en segundos.

Facturas, contratos, albaranes, pedidos. La IA extrae los datos y los introduce directamente en tu ERP, CRM o base de datos.

30 min con José Carlos Gil, ex-CTO de LIFULL Connect. No con un comercial.

Sofía

Asistente virtual · en línea

Mensaje

EL PROBLEMA

Alguien en tu empresa teclea datosque ya están escritos en un documento.

Facturas de proveedor al ERP. Pedidos de cliente al sistema. Contratos al CRM. Cada dato se copia a mano, con el coste en tiempo y el riesgo de error que eso implica.

CÓMO FUNCIONA

Del documentoal sistema, sin pasar por humanos.

01
Inventariamos los documentos a procesar
Qué tipos de documentos entran, en qué formato, con qué frecuencia y qué datos hay que extraer de cada uno. Con eso sabemos exactamente qué construir.
02
Entrenamos el modelo con tus documentos reales
Usamos una muestra de tus documentos históricos para afinar el modelo de extracción. Cuanto más variada sea la muestra, más preciso será desde el primer día.
03
Configuramos el flujo de procesamiento
El documento entra (por email, carpeta, escáner o API), el sistema extrae los datos, valida la confianza y, si todo está correcto, los introduce directamente en el sistema destino.
04
Configuramos la revisión de excepciones
Los documentos con baja confianza van a una cola de revisión con los campos marcados. Un operario los valida en segundos. Con el tiempo, las excepciones disminuyen.

CASO ESTRELLA

Automatización de facturas:el documento que más horas te quita.

La factura es el documento que casi todas las empresas procesan a mano y en más volumen, así que suele ser el primero que automatizamos.

Extracción de datos de la factura

Proveedor, CIF, número, fecha, base imponible, IVA, total y las líneas de detalle. El sistema puede leer la factura en PDF o papel y sacar cada campo, sin necesidad de una plantilla por cada proveedor.

Conciliación y registro automático

Cruza la factura contra el pedido y el albarán, avisa de los descuadres y la registra en tu ERP (SAP, Sage, Holded, A3, Odoo). Facturación automática de proveedor de principio a fin.

Factura electrónica y normativa

Procesa los formatos de factura electrónica (Factura-e) que exige la ley Crea y Crece y se adapta a tu obligación según el calendario de entrada en vigor.

Revisión solo de lo dudoso

Lo que el sistema no lee con seguridad va a una cola de revisión con el campo marcado. El resto entra solo, sin que nadie teclee.

SECTORES

Documentos que se teclean a manoen casi todos los sectores.

Farmacéuticas y laboratorios

Pedidos a mayoristas y distribuidores en múltiples formatos. Fichas técnicas y documentación regulatoria que hay que indexar. El sistema los procesa y los introduce en el ERP sin intervención manual.

Editorial y medios

Contratos de derechos, liquidaciones de royalties y pedidos de librerías en formatos distintos por cada distribuidor. El sistema extrae y consolida los datos sin que el equipo editorial tenga que teclearlos.

E-commerce y retail

Albaranes de proveedores, facturas de devoluciones y documentos de importación. El sistema concilia automáticamente contra los pedidos y actualiza el ERP.

Gestorías y asesorías

Facturas, nóminas, extractos bancarios y modelos tributarios de decenas de clientes. El sistema extrae los datos y los prepara para el contable, reduciendo el trabajo de captura a prácticamente cero.

Construcción e ingeniería

Albaranes de subcontratas y proveedores, partes de trabajo y certificaciones de obra. El sistema los cruza con el presupuesto y actualiza el estado real del proyecto.

Importación y distribución

Packing lists, facturas pro forma, documentos aduaneros y certificados de origen en múltiples idiomas. El sistema extrae los datos clave y los introduce en el sistema logístico.

Despachos legales y notarías

Contratos, escrituras y documentos de due diligence con datos que hay que extraer e indexar. El sistema los procesa, extrae entidades clave (partes, fechas, importes) y los organiza.

Inmobiliarias y promotoras

Contratos de arras, escrituras de compraventa y documentación hipotecaria. El sistema extrae los datos críticos y los introduce en el CRM o plataforma de gestión.

Clínicas y sector salud

Partes médicos, consentimientos informados, informes de pruebas y documentación de seguros. El sistema digitaliza y extrae los datos para el historial del paciente.

Seguros

Partes de siniestro, informes periciales y documentación de reclamaciones en papel. El sistema los procesa, extrae la información estructurada y los introduce en la plataforma de gestión.

Sector agroalimentario

Certificados de calidad, etiquetas de trazabilidad, albaranes de campo y documentos de exportación. El sistema los procesa y mantiene el registro de trazabilidad actualizado.

Administración pública y sector público

Solicitudes, formularios, expedientes y documentación administrativa que llega en papel o PDF. El sistema extrae los datos y los introduce en los sistemas de gestión, reduciendo el trabajo administrativo.

Aplicado a tu sector: gestorías y asesorías, despachos legales, distribución y logística o construcción.

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IMPLEMENTACIÓN

Primer proceso en producción en 2–4 semanas

Empezamos por el tipo de documento de mayor volumen. El ROI suele ser inmediato.

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PREGUNTAS FRECUENTES

Lo que nos preguntanantes de empezar.

Facturas, albaranes, pedidos, contratos, presupuestos, formularios, fichas técnicas, partes de trabajo, recibos, packing lists, certificados y cualquier documento con estructura repetitiva. Si el documento existe en papel o PDF, podemos automatizar su procesamiento.

Con ambos. Para documentos físicos usamos OCR con IA que reconoce texto aunque la calidad del escaneo no sea perfecta. Para PDFs digitales la precisión es aún mayor. El sistema aprende de los documentos específicos de tu empresa.

Los datos con baja confianza se marcan para revisión humana. El sistema no inventa ni rellena con suposiciones: si no está seguro, avisa. Con el tiempo y el ajuste del modelo, los casos de revisión manual van disminuyendo.

SAP, Sage, Holded, A3, Navision, Odoo, cualquier ERP con API. También con Google Sheets, Excel, HubSpot, Salesforce o una base de datos propia. Si el sistema destino puede recibir datos de alguna forma, lo conectamos.

Entre 2 y 4 semanas. La variabilidad depende de cuántos tipos de documentos distintos hay que procesar y de la complejidad de la integración con el sistema destino.

Sí. El sistema puede procesar los formatos de factura electrónica exigidos por la normativa española (Factura-e, FacturaE) y adaptarse a los requisitos de la ley Crea y Crece. Lo valoramos en detalle durante el diagnóstico.

Para casos simples y estables, sí. Y si el tuyo lo es, te lo decimos. Donde el no-code se queda corto es en documentos reales: formatos que cambian, excepciones, volumen alto (donde el precio por operación se dispara) y la lógica de validar y cuadrar contra tu ERP. Eso lo hacemos a medida: más robusto con el caso raro, más barato a volumen, y tuyo, sin quedar atado a una plataforma de terceros.

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