CALCULADORA · METODOLOGÍA
Cómo calculamos tu estimación
De dónde sale cada rango: las fuentes públicas que fundamentan los supuestos y la fórmula determinista detrás del número. Sin caja negra.
TRANSPARENCIA · LECTURA 4 MIN
La calculadora nunca inventa un número. Cada sector arranca con unos procesos y unas oportunidades ya rellenos —un punto de partida realista que tú ajustas— y a partir de ahí el cálculo es determinista: las mismas entradas dan siempre el mismo rango. Aquí tienes exactamente cómo.
Dos decisiones marcan toda la estimación: de dónde salen los supuestos precargados (los benchmarks públicos que verás más abajo) y qué fórmula los convierte en euros. Ninguna de las dos es opaca.
El resultado es siempre un rango orientativo, no un compromiso de resultado. Pero ese rango ya sale de datos públicos y de una fórmula fija, no de intuición.
LA FÓRMULA
Cómo pasamos de tus datos a euros.
Determinista y a la vista: estas son las operaciones que convierten tus horas y oportunidades en un rango de impacto.
Coste por hora de empresa
(salario bruto anual × 1,30) ÷ 1.760 h
El 1,30 son las cotizaciones a la Seguridad Social (~30% sobre el bruto). 1.760 h es la jornada anual de convenio en España.
Ahorro de un proceso
horas/día × 21 días × coste/hora × % automatizable
21 son los días laborables al mes. El % automatizable es propio de cada proceso y sale de los benchmarks de abajo.
Ingresos recuperables
oportunidades/mes × valor medio × % recuperación
El % de recuperación depende del tipo de oportunidad: donde hay benchmark específico manda ese (win-back 10–18%, Klaviyo 2025; carritos abandonados 5–15%, Klaviyo/Shopify 2024; post-compra 20–35%, LoyaltyLion 2024) y el resto usa un rango conservador orientativo del 30–50%, estimación propia. En RRHH, seguros, inmobiliaria y construcción el valor medio es lo que ingresa la empresa por operación cerrada (una colocación, una póliza, una venta, una obra) y el % es un supuesto de nuestro modelo, editable en la calculadora: la parte de los leads que acaba en operación (entre el 3% y el 30% en nuestro modelo, según el sector).
Tres escenarios
punto del rango × adopción
No todo el trabajo pasa por la automatización desde el primer día. El conservador toma el extremo bajo del rango × 50% de adopción, el esperado el punto medio × 70% y el agresivo el extremo alto × 85%, nunca el 100%. La adopción se aplica a las horas y también a los ingresos. La cifra principal es la conservadora: como mínimo.
Impacto total, en bruto
ahorro + ingresos, antes de costes
Es beneficio bruto: no resta los costes de implantación ni de mantenimiento. Lo que cuesta ponerlo en marcha depende de cada caso y lo vemos en la llamada.
LAS FUENTES
De dónde sale cada supuesto.
Los valores precargados no son nuestra opinión: se apoyan en benchmarks públicos. Estos son, bloque a bloque.
Clientes que rechazas y reparto de horas (#649)
Margen de contribución por sector (valor añadido / cifra de negocios). Solo cuentan las horas liberadas de quien presta el servicio; las horas por cliente son un supuesto de nuestro modelo, editable
Valor por operación y tasa de cierre (#654)
En RRHH, seguros, inmobiliaria y construcción el valor es lo que ingresa la empresa por operación cerrada y el % es un supuesto de nuestro modelo, editable: la parte de los leads que acaba en operación
Demanda que hoy no atiendes (#648)
Consultas que no llegan a hacerse fuera de horario o por el idioma, y demanda nueva al bajar la fricción. Rangos conservadores por sector; casi todos son estimación propia y las cifras de proveedor se marcan como tales
Factor de adopción de los escenarios (50% / 70% / 85%)
Qué parte del trabajo pasa de verdad por la automatización. Miden herramientas de uso voluntario: uso semanal mediano del 39% (Microsoft Research 2025) y 51% de uso regular en primera línea (BCG 2025). Una automatización recibe el trabajo por diseño, por eso los factores quedan por encima
% automatización de atención al cliente
Cuánto del soporte puede resolver un agente
% automatización de reporting
Informes y dashboards
Velocidad de respuesta a leads (B2B)
Por qué responder tarde cuesta ventas. Ambos estudios miden leads de venta B2B, no soporte post-venta
Velocidad de respuesta en e-commerce (proxies)
No existe estudio primario que enlace tiempo de respuesta → retención en retail; estos son los proxies citables y qué mide cada uno
Reactivación de clientes inactivos (win-back)
Qué fracción de clientes inactivos vuelve a comprar con secuencias automatizadas (10–18%)
% automatización de reuniones
Transcripción y resumen de actas
% automatización de creación de contenido
Borradores de contenido y newsletter
% automatización de CRM/ventas
Data entry, priorización y seguimientos
% automatización de cribado de CVs
Primera criba de candidatos (con humano en el shortlist)
% automatización de conocimiento interno
Buscar info en documentos (RAG)
% automatización de gestión de email
Inbox, respuestas rutinarias y seguimientos (30–50%)
% automatización de facturación y admin
Emitir, conciliar y hacer seguimiento de facturas (40–60%)
% automatización de onboarding de clientes
Formularios, contratos, accesos y seguimiento (50–70%)
Preset asesorías: procesado de documentos (declaraciones, nóminas, contabilidad)
3 h/día en documentación de clientes: el 60–75% del tiempo de un asesor es compliance processing
Preset hostelería: consultas y reservas fuera de horario
Valores orientativos de referencia: consultas fuera de horario y uplift en reserva directa con chatbot
Preset clínicas: no-shows con recordatorios
No-show rate 20,82% → 10,25% con recordatorios (–50,7%); estudio peer-reviewed
Preset despachos legales: procesamiento de expedientes
20–30% del tiempo de abogado senior en extracción, resumen y clasificación mecánica
Preset RRHH: criba de CVs y time-to-fill
Field experiment peer-reviewed: 35–40% más candidatos/semana, time-to-fill –11 días
Preset formación: velocidad de respuesta a leads
50% de leads perdidos sin respuesta en <5 min; Georgia State –50% summer melt
Preset real_estate: respuesta a leads de portales fuera de horario
60% de consultas fuera de horario; HBR 5-min rule: responder en menos de 5 min = 9x conversión
Preset insurance: velocidad de respuesta a leads y gestión de siniestros
Responder en los primeros 5 minutos multiplica por 21 la cualificación del lead (MIT Lead Response Management, 2007); la atención y los siniestros ocupan un 30–45% del headcount (Vertafore, 2024)
Preset construcción: presupuestos y documentación de obra
67% de obras con desviación de plazo; overhead ratio 14,8–16% en constructoras (CFMA 2024)
Preset plataforma/SaaS: soporte inteligente y alta de nuevos clientes
CS+Support: 8–15% del headcount en SaaS a 1–50M ARR; 70–80% de tickets tier-1 son predecibles
Cuál de estos procesos te conviene automatizar primero lo priorizamos sobre tus números en la llamada de 30 minutos →
CÓMO LEER EL NÚMERO
El resultado es una estimación orientativa basada en tus datos y en estos benchmarks, no un compromiso de resultado. El diagnóstico no convierte esta estimación en una cifra garantizada: prioriza sobre tus procesos por dónde empezar para capturar antes el mayor impacto.
EMPIEZA AQUÍ
Sabes que estás dejando pasar oportunidades... y ahora puedes hacer algo.
30 minutos para ver si encaja. Si no lo vemos claro, te lo decimos; si lo hay, sales con un plan de acción.
30 min con José Carlos Gil, ex-CTO de LIFULL Connect.